Outlook et la gestion des tâches avec To Do M365

Acquérir des techniques et des outils d’organisation de vos courriels.   
Maximiser l’utilisation de vos calendriers.
Maximiser la gestion de vos tâches avec TO-DO et PLANNER.

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Préalable

• Windows
• Base d’Outlook

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Contenu du cours

Gérer vos courriels de façon efficace pour ne rien oublier et tout retrouver ​

Modifier l’affichage de vos courriels

• Désactiver la boite de réception Prioritaire
• Modifier l’affichage :  Compacter, Unique, Aperçu
• Regrouper les courriers par conversation ou individuel
• Modifier l’aperçu des courriels
• Modifier la densité d’affichage (Version enligne seulement)
• Organiser vos courriels (Version bureau seulement)
• Modifier la disposition du volet de lecture
• Afficher le volet « Ma journée » (Version en ligne seulement)
• Insérer la barre de tâches (Version bureau seulement)
• Filtrer et trier les courriels
• Personnaliser les actions (Version en ligne seulement)

Maximiser vos recherches de messages      

Marquer comme non lus

Ajouter un indicateur à un message(Assurer un suivi)

• Création d’une tâche automatiquement

Supprimer un indicateur à un courriel

Épingler (Version en ligne seulement)

Ranger (Version en ligne seulement)

Déplacer vers

Répétition (Version en ligne seulement)

Utiliser le classement par catégorie

Créer, modifier et supprimer des règles de courriels

Définir et attribuer une action rapide

A partir d'un courriel reçu

Convertir un courriel en tâches

Convertir un courriel en rendez-vous

Notifier un courriel

Partager dans Teams

Créer une réunion

Transférer en tant que pièce jointe

Envoyer un courriel dans un bloc-notes (One Note)

Répondre par un message instantané (Teams) (Version bureau seulement)

Modifier un message reçu (Version bureau seulement)

Ajouter une note à un courriel reçu (Version bureau seulement)

Renvoyer le message (Version bureau seulement)

Consulter vos pièces jointes(Version en ligne seulement)

Rechercher et Filtrer vos photos et vos fichiers

Modifier l’affichage

Aperçu, télécharger, partager par courrier

Création d'un Courriel

Enregistrer un courriel comme modèle qui inclus une ou des pièces jointes (Version bureau seulement)

Créer un courriel à partir d’un modèle (Formulaire) (Version bureau seulement)

Découvrir le bouton « Afficher les modèles »

Découvrir le bouton « QuickPart » (Version bureau seulement)

Créer Insérer un sondage « FORMS » dans un courriel

Insérer une plage de votre calendrier dans un courriel (Version bureau seulement)

Différer la livraison

Envoyer les réponses à

Enregistrer comme brouillon

Accéder à vos groupes

Maximiser l’utilisation de votre calendrier afin de maximiser votre temps

Se déplacer dans le navigateur de date et revenir à la date d’aujourd’hui

Modifier les affichages du calendrier

• Afficher en mode Tableau (Version en ligne seulement)
• Créer une vue enregistrée (Version en ligne seulement)
• Modifier l’échelle du temps (Version enligne seulement)
• Filtrer (Version en ligne seulement)
• Modifier l’échelle de temps de votre calendrier
• Insérer la liste de vos tâches à droite de votre calendrier

Afficher un rendez-vous comme libre, disponible, travaille ailleurs, provisoire, occupé, absent

Modifier un rappel

Créer des rendez-vous périodiques

Attribuer une couleur à vos rendez-vous (Catégoriser/Classer)

Mettre un rendez-vous en privé

Utiliser l’Assistant Planification

Créer un calendrier

Créer un rendez-vous dans le nouveau calendrier

Afficher les 2 calendriers côte à côte

Organiser une réunion Teams efficacement

Créer une réunion TEAMS avec le calendrier

Créer des modèles d’invitation

Insérer une pièce jointe

Choisir les options de la réunion (Version en ligne seulement)

Choisir les options de réponse

Répondre à une demande de réunion Teams

Regard sur les courriels reçus d’acceptation ou de refus

Obtenir un résumé des acceptations et des refus (Version enligne seulement)

Envoyer un message aux participants d’une réunion

Ajouter un ou des participants à une réunion

Annuler une réunion

Utiliser l’application « to do » pour gérer vos taches dans Outlook

Découvrir les avantages d’utiliser cette application pour la gestion de vos tâches

Afficher vos tâches

Créer et personnaliser une tâche

Trier vos tâches

Imprimer une liste de tâche

Créer une liste de tâches thématiques et Créer un groupe de liste thématiques

Partager une liste

Accéder à vos tâches via TEAMS

Convertir une conversation TEAMS en tâche

Utiliser l’application «planner» de m365 si vous gérer beaucoup de taches

Qu’est-ce que Planner?

Découvrir les avantages d’utiliser cette application pour la gestion de vos tâches et celles d’une équipe

Ouvrir Planner

Afficher et consulter les plans de travail existants

Créer un plan de travail personnel

Créer un plan de travail pour une équipe TEAMS

Peaufiner le plan

• Créer des compartiments
• Créer une tâche
• Peaufiner une tâche
• Modifier l’affichage du tableau (regrouper par)
• Filtrer les tâches
• Faire afficher les tâches sous forme grille, graphiques, calendrier
• Partager le plan
• Paramétrer le plan
• Ajouter le calendrier du plan dans votre liste de calendrier Outlook
• Effacer un plan

Si le temps le permet :

Présentation de l’application « List » (Version en ligne seulement)

Qu’est-ce que l’application List?

Découvrir les avantages d’utiliser cette application pour lagestion de vos tâches et celles d’une équipe

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